Nos principes agiles pour réussir une rénovation

Le livre Hyperlean a été notre livre de chevet de cet été et de cette fin d’année. Son auteur tient également un blog, dont le dernier article a raisonné particulièrement auprès de nos équipes. Il détaille les 10 principes suivis lors de la rénovation d’une maison de la région de Bordeaux, dans un contexte très particulier (un seul intervenant aidé par l’auteur lui-même) en établissant un parallèle avec les processus de développement informatiques. En complément de la lecture de cet article que nous vous recommandons, voici nos principes pour rester agiles et efficaces lors de nos interventions.

1. Avoir une équipe pluridisciplinaire

Nos équipes sont constituées de techniciens polyvalents, et/ou de plusieurs techniciens complémentaires dont les compétences conjuguées assurent la réussite de nos interventions. Nous aimons bien nous présenter comme des « multi-spécialistes » ou le « one-stop-shop » de la rénovation. En plus de la souplesse que la polyvalence procure, elle permet aussi à chacun de mieux comprendre les contraintes des autres intervenants et d’en tenir compte.

2. Établir la liste des opérations à mener et estimer le temps passé

La façon dont sont constitués les appels d’offre auxquels nous répondons depuis plus de 20 ans (et qui a influencé la conception de notre outil Acolog) nous ont amené à travailler ainsi :
– établir la liste des opérations unitaires nécessaires à l’accomplissement d’une intervention
– estimer pour chaque opération le temps passé et les coûts de matériaux associés

Cette expertise, appliquée aussi bien à des petites interventions de dépannage (pour les assureurs) ou à des réhabilitation de plusieurs mois (pour des bailleurs ou des hôteliers) nous permet de réaliser des chiffrages correspondants au niveau de qualité attendu par nos clients.

Cette liste de prestations à réaliser pour une intervention reste « vivante », elle peut évoluer (voir Adapter ci-dessous), et chaque technicien indique au fur et à mesure l’avancement de ses interventions dans notre outil Acolog, ce qui permet d’avoir un statut d’avancement sur chaque intervention. Cette information est disponible pour toute personne de l’entreprise, pilote, technicien ou assistante.

3. Faire des « lots »

Dans le cas de rénovations ou de réhabilitations complexes, l’ensemble de l’opération est découpée en phases de petites tailles, avec un horizon de temps « proche ». Par exemple, pour un hôtel, il sera découpé en étages, et chaque étage en groupe de chambre, avec un planning d’avancement précis jour après jour.

4. Savoir gérer les dépendances

L’exemple type d’une dépendance en forme de « boucle infinie » est d’avoir des intervenants qui attendent mutuellement que les autres aient fini pour intervenir. Le cliché habituel cité par Hypertextual est celui du « plombier qui attend l’électricien qui attend le maçon qui attend le plombier ». Pour éviter ce type de situation, une bonne coordination des différents intervenants est nécessaire, et une bonne connaissance mutuelle des habitudes des uns et des autres y contribue fortement. C’est l’une des raisons qui nous pousse à limiter la taille des équipes de nos mini-entreprises à une dizaine de personne maximum. De cette façon, chaque technicien connaît les compétences et les modes opératoires des techniciens qui interviennent avant et après.

5. Finir les tâches

Terminer une intervention peut avoir plusieurs significations, chez Acorus, cela signifie que tout est prêt pour l’intervenant suivant (lieux d’intervention propre et débarrassé des gravas), et que les auto-contrôles ont été effectués.

6. Etre exemplaire

Le soin apporté aux tenues, aux véhicules et aux parties communes est aussi révélateur du soin apporté sur nos lieux d’intervention. Difficile de croire quand on voit l’intérieur ou l’extérieur d’un camion que le travail de rénovation sera bien « propre et organisé ».

7. Adapter

Les circuits de décision et d’information sont très réduits, face à un imprévu, un technicien va en discuter avec ses collègues et le pilote de son équipe. Soit la solution est trouvée et mise en oeuvre, soit le client est consulté si le budget ou les délais sont susceptibles d’être impactés. Cette adaptation ne va pas systématiquement être une mauvaise nouvelle, comme quand un parquet en bon état apparaît sous une moquette…

8. « Intégrer » en permanence

Cette notion issue du monde informatique signifie réunir les différentes briques d’un projet pour les associer et vérifier leur compatibilité. « Intégrer » dans une salle de bain, cela veut dire par exemple que le carrelage s’arrête à la bonne hauteur pour la paroi de douche, ou que les alimentations en eau et électricité sont bien positionnées pour la pose d’une cuisine.
Chez Acorus, en liaison avec le découpage en lots, il n’est pas question de finir la plomberie ou l’électricité de l’ensemble d’un étage avant de commencer les opérations suivantes. C’est le meilleur moyen de découvrir « trop tard » que le plan pensé initialement n’est en réalité pas possible.

9. Cultiver la simplicité

« Tu sais quoi, ce sera plus simple comme cela » est une phrase que l’on entend (pas encore assez ?) souvent sur nos lieux d’intervention.
La solution la plus simple est souvent la plus rapide, la plus élégante, et la moins coûteuse, autant d’avantages qui justifient de s’arrêter face à un imprévu pour trouver cette « solution la plus simple ».

10. Tirer des enseignements

Etre une entreprise apprenante est l’un des principes du Lean, et nous nous y attachons, jour après jour, y compris en formalisant nos échanges via le réseau social d’entreprise que nous utilisons, Google +. Tirer des enseignements ne se fait d’ailleurs pas seulement après signature d’un PV de réception. Ainsi, pour une rénovation d’hôtel, nous insistons parfois pour réaliser des chambres tests dans leur intégralité pour caler tous les éléments de l’intervention avant de commencer à plus grande échelle.